Inschrijven bij de Kvk? Wie, wat, waar, wanneer waarom? Begin je een onderneming, dan is een veelgehoorde eerste vraag: heb je al een KvK? Het achtcijferige nummertje van de Kamer van Koophandel is hét startpunt voor ondernemen. Maar misschien is de aanloopfase van jouw onderneming wel een lange. Hoe weet je dan wanneer precies je je moet inschrijven bij de KvK?
Inschrijven bij de KvK
Het is volgens de wet geregeld dat wanneer je zelfstandig goederen of diensten gaat leveren met de bedoeling om winst te maken, dat je je moet inschrijven bij de Kamer van Koophandel. De KvK beheert namelijk het Handelsregister: een openbaar register met alle Nederlandse rechtspersonen en ondernemingen. Zo weet iedereen met wie hij of zij zaken doet.
De startdatum
Elke inschrijving bij de KvK begint met het invullen van een online formulier. Al tijdens deze registratie moet je een startdatum opgeven. En hier zit dus hét knelpunt. Want hoe weet je nu wat de juiste startdatum is?
Soms gaat het opstarten van een bedrijf heel geleidelijk: het idee voor een business ontstaat en je verdiept je in de branche. Je laat misschien al een ondernemersplan schrijven of legt alvast die briljante domeinnaam vast. Moet je al deze tijd een KvK-nummer hebben, of kan je beter wachten met je inschrijving?
Waar kan je je inschrijven?
Je kunt je eenvoudig inschrijven bij de Kamer van Koophandel door een afspraak te maken op de KvK-website. Op de afgesproken datum ga je langs bij een KvK-kantoor bij jou in de buurt, waar een medewerker je inschrijving in het Handelsregister voltooit. Je kunt terecht bij één van de vele KvK-kantoren en ondernemerspleinen verspreid door Nederland, van Groningen tot Maastricht, waar deskundige medewerkers je verder helpen met jouw inschrijving en vragen over ondernemen.
Tijdens dit bezoek wordt je identiteitsbewijs gecontroleerd, en vul je het inschrijfformulier aan met details over je bedrijfsactiviteiten, rechtsvorm en startdatum. Zodra de inschrijving rond is, ontvang je direct je KvK-nummer. Dit nummer heb je nodig voor bijvoorbeeld het openen van een zakelijke rekening en voor je btw-aangifte – vanaf dat moment ben je officieel ondernemer!
Zodra je serieuze kosten gaat maken
Bij StartBoard raden we ondernemers altijd aan om je pas in te schrijven zodra je kosten gaat maken, serieuze kosten. Voor zoiets ‘kleins’ als het vastleggen van de domeinnaam is een KvK-nummer nog niet nodig. En ook voor het laten maken van een ondernemingsplan is een KvK niet meteen vereist. Pas zodra je echt gaat investeren is het verstandig om je onderneming officieel te starten.
In de meeste gevallen dient het juiste moment van inschrijving zich simpelweg vanzelf aan; zonder KvK-nummer kom je soms geen steek verder. Zo kan je bij business-2-businessbedrijven zoals leveranciers, groothandels en fabrikanten alleen zaken doen als bedrijf. Ook is een KvK-nummer een vereiste om een zakelijke bankrekening af te sluiten, een zakelijk telefoonabonnement te nemen en kan het ook een vereiste zijn bij het huren van een bedrijfsruimte of winkelpand.
Kosten in de aanloopfase
Belastingtechnisch maakt het niet echt uit welke startdatum je hanteert. Zakelijke kosten die je maakt in de aanloopfase voor jouw onderneming zijn namelijk gewoon aftrekbaar van de winst. Ook de betaalde voorbelasting (btw op facturen die je hebt betaald) kan je aftrekken in de aangifte omzetbelasting.
Dus die domeinnaam die je hebt vastgelegd of dat ondernemersplan dat je hebt laten schrijven: ze vallen onder de zakelijke kosten in de aanloopfase van je onderneming. Bewaren dus die facturen!
Tip: ook de uren die je in de aanloopfase van je onderneming maakt, tellen mee voor het urencriterium voor de zelfstandigenaftrek. Wil je hier met je toekomstige eenmanszaak gebruik van maken, houd deze uren dan alvast bij.